Z praktyki organizacji i zarządzania biblioteką naukową na przykładzie Biblioteki Uniwersyteckiej w Poznaniu

In this article, the author, a long-term director of the University Library in Poznan, presents a catalogue of solutions that have been implemented in the library over the past two decades. The discussed solutions were aimed at streamlining and adjusting the library’s rules for organisation and methods for its management with the standards, requirements and proposals presented in the literature of the subject. The guidelines and approaches presented in the innovative solutions for organization and management available in the literature on economics as well as the body of material on the practical solutions home and abroad presented in the bibliological literature were all taken into consideration in the management of the University Library. A system of relevant solutions to be used in practice in the Library created over the past two decades involved: reorganization of the university library network, reduction of the number of organizational units and flattening of their structure, dismantling of their internal further extension and the introduction of division of work based on expanded and precisely delineated and defined responsibilities (job descriptions). Thus constructed modern management was additionally enhanced by a formation of a system of task groups that involved staff members from different departments of the library, which allowed individual potentials of their members to be used for the benefit of the whole of the institution as much as possible, in this way providing comprehensible understanding of the process in question and the systemic approach to the institution. The proposed evaluation system, viewed as a significant element in the development of librarians, is discussed in the article as well as the related internal in-house training system, which in all aspires to embrace and enact the tenets of a learning organization that facilitates the learning of its members and continuously transforms itself, while its staff members can continually expand their capacity to create the expected results. The article provides a delineation of the adopted assumptions for the library to provide support to the academia and be an educational centre and organizer of cultural and educational activities that are in line with the social mission of the Library. In addition, the article presents a catalogue of small but significant organizational and technical solutions typical for e-management and formation of a virtual organization.

W artykule wieloletni dyrektor Biblioteki Uniwersyteckiej w Poznaniu przedstawia szereg rozwiązań zastosowanych w tej instytucji w ostatnich dwóch dekadach, celem tych działań było dostosowanie zasad organizacji i metod zarządzania biblioteką do standardów, wymogów czy propozycji przedstawianych w literaturze przedmiotu. W zarządzaniu Biblioteką Uniwersytecką brano pod uwagę wskazania literatury ekonomicznej z zakresu teorii organizacji i zarządzania i literatury bibliologicznej, przedstawiającej praktyczne rozwiązania krajowe i zagraniczne. Na tej podstawie zbudowano w Bibliotece system rozwiązań zastosowanych w praktyce na przestrzeni ostatnich dwóch dekad: reorganizacja sieci bibliotecznej uczelni; redukcja liczby jednostek organizacyjnych i spłaszczenie jej struktury; zlikwidowanie ich wewnętrznej rozbudowy i organizacja pracy na podstawie dokładnie sprecyzowanych opisów stanowisk (zakresach obowiązków). Nowoczesnemu zarządzaniu sprzyjało zbudowanie systemu zespołów zadaniowych, w których pracują osoby z rożnych oddziałów, co pozwala na maksymalne wykorzystanie ich potencjału na rzecz całej instytucji, zapewniając zrozumienie procesowego i systemowego podejścia do instytucji. Omówiono zaproponowany system ocen, rozumiany jako element budowy drogi rozwoju pracownika, powiązany z tym wewnętrzny system szkoleń, co służyło realizacji założeń organizacji uczącej się. Scharakteryzowano przyjęte założenia sprawowania przez Bibliotekę funkcji instytucji wsparcia dla uczelni, ośrodka edukacji oraz organizatora działań kulturalnych i oświatowych, będących realizacją misji społecznej Biblioteki, oraz wskazano szereg drobnych rozwiązań organizacyjnych i technicznych charakterystycznych dla e-zarządzania, budowy instytucji wirtualnej.